Pierwszym i najważniejszym dokumentem przy zatrudnieniu obcokrajowca jest ,,Oświadczenie o zamiarze powierzenia wykonywania pracy”. Zatrudniając obcokrajowca należy złożyć ,,Oświadczenie o zamiarze powierzenia wykonywania pracy” w Powiatowym Urzędzie Pracy ze względu na siedzibę podmiotu powierzającego wykonywanie pracy. Kolokwializując, tam gdzie jest siedziba Państwa firmy tam składamy oświadczenie. Niniejszy dokument pełni dwie funkcje. Po pierwsze służy jako legalizacja zatrudnienia obcokrajowca i należy go dołączyć do akt osobowych pracownika (kopia dla pracodawcy, oryginał dajemy cudzoziemcowi). Po drugie dokumentem tym posługujemy się jeśli chcemy zaprosić obcokrajowca do pracy w naszej firmie. Za pośrednictwem tego właśnie dokumentu obcokrajowiec otrzyma wizę roboczą w kraju swego pochodzenia.

Bardzo często jest również tak, że obcokrajowiec przyjeżdża do nas już z ważną wizą do pracy w Polsce. W takim przypadku inny pracodawca zaprosił cudzoziemca do pracy w Polsce, ale zrezygnował z jego dalszego zatrudniania. My powinniśmy mimo to złożyć oświadczenie wystawione na naszą firmę i dopiero od momentu jego posiadania możemy legalnie zatrudnić obcokrajowca.

Ważne! Składając „Oświadczenie o zamiarze powierzenia wykonywania pracy” w Urzędzie Pracy musimy zwrócić uwagę na datę jego złożenia. Powiatowy urząd pracy musi mieć czas na zarejestrowanie oświadczenia. Urzędy Pracy w Polsce pracują różnie, są takie gdzie po złożeniu oświadczenia będziemy je mieli do odebrania na drugi dzień, bywają jednak takie, że za oświadczeniem będziemy czekali nawet 3 tygodnie. Pamiętajmy aby brać to pod uwagę przy zatrudnianiu cudzoziemców. Reasumując, najpierw składamy oświadczenie w PUP, następnie je odbieramy i od tego momentu możemy zatrudnić cudzoziemca.